Conseils sur le développement personnel de l'entrepreneur

Ne vous éparpillez plus, retrouvez le sens et le plaisir de votre vie pro

By 30 septembre 2020 No Comments
ne vous éparpillez plus
“Ne vous éparpillez plus” : Vous avez déjà entendu ce conseil ? Vous y avez déjà pensé ?
Les journées sont courtes, trop courtes, on n’a pas le temps de faire tout ce qu’on avait prévu. C’est un sentiment que beaucoup partagent. Pour peu qu’on s’éparpille, à vouloir tout faire, en un temps record, on a l’impression de courir tout le temps, d’être sous pression.
Bref, c’est frustrant et anxiogène.
Une des raisons invoquées serait justement la tentation permanente de regarder les dernières actualités, derniers posts sur les réseaux sociaux. Vous savez cette fameuse infobésité, dont je parlais dans un précédent article.
Heureusement, rien n’est perdu, vous pouvez inverser la tendance. C’est à dire (re)trouver un rythme serein et atteindre vos objectifs, sans travailler plus, juste différemment en revoyant certains axes de votre organisation.
La première question concerne d’ailleurs la somme des tâches que vous vous imposez au quotidien. “Que gagne-je à vouloir tout faire, tout de suite ?”. En effet, tout est urgent, tout doit être fait et envoyé dans un laps de temps très court. C’est un cercle vicieux.
Alors voici quelques conseils pour ne plus vous éparpiller. Vous êtes prêt.e ? C’est parti !
 ne vous éparpillez plus

Sommaire

 

  • Ne vous éparpillez plus # 1 : Pourquoi ?
  • Ne vous éparpillez plus # 2 : Fixez-vous des objectifs clairs et atteignables
  • Ne vous éparpillez plus # 3 : Optimisez votre gestion du quotidien
  • Ne vous éparpillez plus # 4 : A la fin de la journée listez les points de satisfaction
  • Ne vous éparpillez plus # 5 : Focus sur l’action
  • Conclusion

Ne vous éparpillez plus # 1 : Pourquoi ?

 

Le fait de vous éparpiller vous fait perdre du temps, de l’énergie et vous plonge dans un cercle vicieux dans lequel vous vous sentez obligé.e de travailler encore plus pour rattraper le retard.

Bref, vous perdez du plaisir, peut-être même le sens de votre travail, le sens de votre vie professionnelle.

Pourtant, prendre du plaisir dans sa vie professionnelle, son activité entrepreneuriale est possible, voire même souhaitable. En effet, si vous êtes bien dans vos baskets (ou autres types de chaussures), dans votre vie, vous gagnerez en productivité, vous aurez de meilleurs résultats. Bref, vous créez un cercle vertueux sur lequel vous devez capitaliser.

Encore plus en ces temps incertains de menace de covid 19 n’importe où, n’importe quand.

Bref, vous avez tout à gagner à revoir en profondeur votre organisation personnelle si vous sentez que vous perdez pied.

Ce qui suit ci-dessous est fait pour vous !

Ne vous éparpillez plus # 2 : Fixez-vous des objectifs clairs et atteignables

 

Vous fixer des objectifs et vous y tenir vous permet de rester concentré sur l’atteinte desdits objectifs.

Les objectifs peuvent s’échelonner sur une échelle de temps large :

  • Objectifs à tenir sur une journée de travail.
  • Objectifs à tenir sur une semaine de travail.
  • Objectifs à tenir sur un mois.
  • Objectifs à tenir sur 6 mois.

Évidemment, c’est votre rôle de définir des objectifs crédibles, chiffrés / mesurables, réalistes et réalisables, et de fait limités dans le temps (le fameux SMART).

Quand vous vous lancez dans une nouvelle tâche / action, demandez-vous toujours si ladite action rentre bien dans le périmètres des objectifs fixés.

Si ce n’est pas le cas, mettez l’idée de côté (dans un document dédié aux nouvelles idées) pour revenir dessus par la suite.

Les objectifs que vous fixez doivent vous aider à développer votre activité (atteindre vos grands objectifs business) et devraient logiquement nourrir votre motivation.

Ils doivent être pertinents, cohérents, et doivent faire sens pour vous.

Bref, il s’agit de votre feuille de route. Plus elle est précise et concrète et plus ce sera facile pour vous de vous y tenir.

 

Concentrez-vous sur l’essentiel pour ne plus vous éparpiller

 

La clé pour garantir la tenue de ces objectifs : Vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour faire avancer votre business. Quel est l’élément essentiel de votre activité ? Vos clients ! Concentrez vous sur la satisfaction de vos clients.

Si vous avez un doute sur les ordres de priorité : Classez par ordre décroissant ce qui est vraiment essentiel (comprendre : indispensable) puis le moins essentiel.

Voyez les 24h d’une journée comme une opportunité et non une contrainte : l’opportunité de vous forcer à vous focaliser sur ce qui importe le plus.

On peut faire l’analogie avec le cadre d’une photo : votre photo focalise sur une zone précise.

La loi de Pareto se rappelle encore à nous : Ne garder que les 20% qui vous apporteront 80%.

 

Ne vous éparpillez plus # 3 : Optimisez votre gestion du quotidien

 

On l’a dit plus haut, définir des objectifs précis et atteignables est la première condition de succès.

Les objectifs deviennent des actions dans votre feuille de route. Faites donc en sorte que ce soit le plus concret possible.

Découpez les actions trop larges en une liste de mini-actions. Par exemple, au lieu de se dire : “il faut que je comptabilise 20 nouveaux clients à la fin du mois”, se dire “j’atteins 10 prospects le 15 du mois”.

Les objectifs deviennent ensuite des actions.

 

Aidez-vous du tableau ci-dessous, la fameuse matrice d’Eisenhower, classez-y les actions selon leur statut.

“Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important”, dixit le fameux Eisenhower lui-même.

Voici ce que je fais en plus pour plus de transparence : Dans chacun de ces blocs, je classe les actions à réaliser par ordre de priorité de 1 à 10.

 ne plus s'éparpiller : gérer les urgences et les priorités au quotidien avec la matrice d'Eisenhower

 

Autre idée d’amélioration : Alternez dans la journée entre les tâches difficiles et simples. Pour varier les besoins de concentration, et les niveaux de difficultés. Entre deux actions complexes, placez une action rapide.

 

La matrice va vous aider à créer votre todo list pour la semaine. Vous déclinerez ensuite votre liste pour chaque jour de la semaine.

 

Pour une bonne organisation, entourez-vous des bons outils

 

L’objectif n’est pas de vous entourer de 50 outils différents qui vous feront perdre plus de temps qu’en gagner. Mais plutôt d’utiliser quelques outils qui vous aideront vraiment parce qu’utiles par rapport à vos besoins.

A titre d’exemples, j’utilise :

 

  • Google Agenda pour la prise de rendez-vous.
  • Evernote pour la prise de notes.
  • Trello pour la répartition des tâches.
  • Google Drive pour classer mes documents.

 

Ne vous éparpillez plus : Stop au multi-tâches (le multi-tasking)

 

J’ai été pendant longtemps champion du monde du multi tasking : c’est à dire l’art de faire 3 actions en même temps.

Mais… J’ai appris à m’améliorer et… à gagner du temps là où je pensais en gagner alors que j’en perdais.

Bloquer des créneaux réservés à une seule activité pour ne pas en attaquer deux en même temps. Par exemple il peut s’agir de la rédaction de l’article de la semaine prochaine. 2 heures. Pas plus.

Même si vous n’avez pas fini votre tâche, vous vous arrêtez quand même, passez à ce que vous aviez prévu ensuite. Vous y reviendrez plus tard.

N’oubliez pas que même les petites tâches ont des créneaux. Cela permet de prévoir la répartition de la journée.

Pensez à couper les notifications sur votre téléphone, sinon vous êtes constamment dessus, à regarder tout ce qui passe. Et à la fin de la journée, au moment de votre bilan vous vous rendez compte que vous n’avez pas rempli vos objectifs. Et voilà !  Pas de Facebook pendant la journée de boulot !

Ne remplissez votre journée en amont qu’à 75% afin de vous laisser du temps pour les imprévus.

Organisez les temps de votre journée en créneaux de 5mn. Par exemple : 10 créneaux pour finir votre nouvelle landing page.

Soyez dans l’action, même si vous n’êtes pas 100% satisfait au moins vous agissez. C’est l’essentiel. Vous aurez le temps de revenir dessus par la suite.

 

Organisez votre temps selon votre rythme

 

Réservez-vous 2 créneaux dans la journée pour checker vos mails et y répondre (exemple : en fin de matinée et en fin d’après-midi), afin de ne pas passer votre journée à répondre à des mails qui peuvent attendre quelques heures pour être répondus.

Ce dernier point rejoint l’idée de ne pas hésiter à vous isoler pour réaliser vos tâches. Sans sollicitations externes vous pouvez vous concentrer sur ce que vous avez à faire.

Profitez de la pause déjeuner pour lire les newsletters  qui vous intéressent.

Si possible, prenez vraiment le temps de vous reposer le midi (pour détendre le cerveau).

A chacun son rythme : choisissez de réaliser les tâches les plus pénibles et les plus faciles à différents moments de la journée. Par exemple Soi tôt le matin ou en fin de journée.

De préférence, il vaut mieux commencer par le plus pénible. Parce que c’est fait et plus à faire, et que cela vous permet de limiter votre charge mentale (ne plus y penser : “il faut que je fasse ma facturation”).

Pour votre bien être, acceptez d’avancer petits pas par petits pas plutôt que de chercher à avancer par grosses étapes, ce qui peut dans ce dernier cas s’avérer chronophage et décourageant.

Chaque semaine, vous devez vous limiter à 3-5 grandes priorités.

Ce sera plus facile pour vous de décliner ces grandes priorités en petites actions par jour.

 

Faites des pauses

 

Dans la journée n’hésitez pas à faire des pauses régulièrement même de deux minutes seulement. Par exemple prévoyez 1 pause de 2 à 5 minutes toutes les heures ou toutes les 90 minutes.

C’est loin d’être une perte de temps, contrairement à ce que je pensais pendant longtemps. Cela vous permet de vous recentrer, vous reconcentrer, libérer votre esprit et votre cerveau, et prendre du recul.

Suggestion (qui fonctionne très bien pour moi) : Fermez les yeux pendant 2 minutes, assis.e dans un fauteuil et ne faites rien. Juste vous concentrer sur votre respiration.

Bref, sachez vous imposer des sas de décompression dans la journée.

 

Sachez vous arrêter quand il faut

 

Si vous bloquez sur un point, arrêtez vous. Vous perdrez du temps à vous obstiner. Partez courir, faites autre chose, les idées viendront d’elles-mêmes (votre cerveau réfléchi pendant ce temps).

J’ai mis du temps à le comprendre mais il est important de savoir renoncer au bon moment. Vous n’abandonnez pas, vous vous donnez plus de chances d’y arriver la seconde fois.

 

Le secret pour ne plus vous éparpiller : Gestion du stress et écoute active

 

Si vous avez plusieurs demandes urgentes d’un seul coup, n’hésitez pas à temporiser les délais de rendus, pour ne pas être pris à la gorge.

Respectez votre chronobiologie : certains sont du matin d’autres du soir, c’est important de respecter votre rythme. Les pics de productivité arrivent autour de 11h et 16h. C’est donc à ces moments-là qu’il faut prévoir les actions vous demandant le plus de concentration.

Améliorez en continu votre productivité et votre organisation selon vos ressentis, et vos besoins.

 

 

Ne vous éparpillez plus # 4 : A la fin de la journée listez les points de satisfaction

 

A la fin de votre journée, prenez deux minutes pour faire le bilan.

Quels sont vos points de satisfactions ? Vos réussites ?

Là aussi j’ai mis du temps à le comprendre, mais pour votre moral, votre santé psychique, il est important que vous soyez satisfait, non pas de tout ce qui vous reste à faire, mais de tout ce que vous avez fait dans la journée. Cela revient à voir le verre à moitié plein plutôt qu’à moitié vide.

Essayez, vous verrez ça fait du bien.

 

Ne vous éparpillez plus # 5 : Focus sur l’action

 

Je le disais plus haut, passez le plus possible à l’action. Pourquoi ? Parce que rien ne vaut l’action. Pour votre projet, pour votre moral.

Inversement évitez de procrastiner. Si vous procrastinez c’est que quelque chose cloche. Vous n’êtes pas à l’aise, et / ou pas aligné. Ce sera à vous d’identifier les points de blocage pour y remédier et avancer.

Déléguer les tâches sur lesquelles vous n’avez pas de plus-value est aussi une bonne solution.

D’une manière générale, concentrez-vous sur les axes sur lesquels vous êtes le plus fort / avez le plus de valeur à apporter.

 

Conclusion

 

Vous avez pu le constater tout au long de cet article, le conseil “ne vous éparpillez plus” prend du temps à s’intégrer dans votre organisation personnelle quotidienne. Parmi les conseils cités :

Suivez votre rythme, écoutez vous.

Coupez court à toutes les sollicitations.

Concentrez vous sur une tâche à la fois.

Construisez votre todo list de la semaine et déclinez la selon les jours de la semaine. Et tenez-y vous !

 

Ces conseils sont intéressants pour vous à partir du moment où vous avez envie de les activer, où vous avez envie de modifier votre organisation : Pour trouver du temps pour vous, prendre du plaisir et du sens dans ce que vous faites. Seul vous, êtes maitre.sse de votre temps. Il est précieux, ne le gaspillez pas.

 

Voici quelques pistes qui pourraient vous intéresser :

Trello et Evernote.